Sous la supervision du Directeur de l’Auberge (en ce qui a trait aux tâches reliées à l’Auberge) et de la VP Marketing et événement (en ce qui a trait à tous événements prenant place à la Station de ski), le Coordonnateur d’événements planifie, organise et coordonne les festivals, festivités, mariages, les congrès, les banquets, groupes et tous autres événements spéciaux.

Responsabilités

• Assurer de le remplir au maximum afin de justifier toutes rémunérations et dépenses reliées à l’événementiel.
• Répondre aux demandes de renseignements de clients potentiels pour les groupes ou individuels
• Effectuer les prises de réservations, ouvrir les dossiers clients, effectuer les suivis avec les organisateurs des groupes
• Effectuer les réservations pour le service de restauration, établir avec les clients les menus qui seront servis lors d’événement de groupe
• Retenir les services en animation pour certains groupes (âge d’or, événement spécial, Jour de l’an, etc.)
• Renseigner les invités et faire la promotion des services de l’établissement en proposant les différents forfaits disponibles
• Confirmer, modifier ou annuler les réservations en suivant les politiques et procédures, appliquer les dépôts et paiements
• Recevoir avec ou sans rendez-vous les clients qui désirent visiter l’établissement en vue de groupe éventuel (corporatif, familiaux, mariages, etc.) selon les demandes et horaires des clients
• Préparer les listes des noms de clients et assignation des chambres, annoter tous besoins particuliers
• Faire le lien avec les différents départements de l’Auberge afin d’assurer que chaque séjour soit une expérience mémorable et positive pour nos invités
• Inscrire au dossier toutes les informations pertinentes sur le séjour, remettre des déroulements de séjour de groupe aux départements impliqués
• Remettre régulièrement aux départements des aperçus des groupes à venir
• Travailler de concert avec l’ensemble de l’équipe de l’accueil afin d’identifier et surpasser les attentes des invités, soutenir l’équipe de réception
• Faire preuve de discrétion et veiller à la confidentialité des invités
• Être disponible le jour, le soir, les fins de semaine et jours fériés
• Responsable des rédactions de lettres ou courriels, à la clientèle lors de sollicitations, documents officiels, de plaintes ou autres situations particulières
• Cerner et évaluer les enjeux internes et externes qui ont une incidence sur l'organisme et en informer la Direction
• Première personne de référence auprès des employés de l’Auberge lorsque nous accueillons des groupes, trouver des solutions aux différentes problématiques qui peuvent survenir avec des groupes
• Participer à la conception des nouvelles publicités pour promouvoir les groupes ou tous autres forfaits et événements
• Concevoir des forfaits sur mesure pour groupe
• Prendre les décisions lorsque nous avons des groupes et en assurer les bons déroulements
• Veiller à l’approvisionnement des fournitures requises pour la réception et les bureaux
• Gérer les plaintes et commentaires apportés par la clientèle de groupe et individuelle
• Assister le Directeur de l’Auberge lors de l’organisation des événements spéciaux et périodes de fêtes ainsi que la décoration reliée à ces événements, travailler aux montages nécessaires en plus de la décoration relié à un événement en plus de devoir monter et démonter la Pergola à chaque mariage qui ont lieu sur le terrain de l’Auberge
• Veiller à mettre à jour la tarification pour les saisons à venir (âge d’or, mariage, corporatif, etc.)
• Traiter les demandes de réservation de la clientèle régulière
• Accueillir la clientèle de groupe ou individuelle, la diriger adéquatement et la guider quant aux nombreuses activités offertes dans la région
• Conception de suivi sous forme d’un rapport pour les groupes utilisant les services
• Répondre aux besoins des clients durant leur séjour
• Travailler en collaboration avec le bureau d’accueil touristique de Saint-Côme et veiller à aller chercher des dépliants si nécessaire
• Comptabilisation et décortication des ventes et dépôts pour les groupes
• Assurer la fermeture du dossier du client et veiller à la satisfaction de celui-ci
• Effectuer différentes autres tâches en support à la Direction et en soutien au personnel des autres services
• Lors de réservations de groupe par des agences de voyage, s’assurer que celles-ci reçoivent leur commission applicable
• À l’occasion, être appelé à faire du service en cuisine et à l’entretien ménager
• Lors d’événements, être présent lors du service en salle à manger, y participer, en plus d’être réceptionniste en même temps (surtout durant la saison estivale)
• Effectuer des remplacements au niveau du service réception et y participer activement lors des grosses journées ainsi que durant tout l’été lorsqu’il n’y a pas de réceptionniste
• Rapporter à la Direction, tout bris remarqués par les clients, et mentionnés les besoins de rénovation afin d’augmenter le bon vouloir des groupes
• Assister occasionnellement à des rencontres et formation à l’extérieur du bureau
• En collaboration avec la VP Marketing et événements, vous devrez également créer, organiser et participer à tous les événements à la Station de ski, exemple : Festival des couleurs, journées de bienvenue des employés, festivités du temps des fêtes et relâches, marche aux flambeaux, Fêtes, soupers thématiques et spéciaux, compétitions, splash, party de fin de saison, etc.
• Le bureau de travail est principalement à l’Auberge, par contre, vous serez appelé à vous déplacer à la Station de ski, utiliser les locaux sur place et être présent lors des événements
• Plusieurs autres tâches connexes nécessitant une polyvalence se rattachent au poste de Coordonnateur d’événements

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent dans un domaine lié à l’emploi;
• Minimum de 2 ans d’expérience pertinente;
• Aptitudes pour la planification, la vente, la négociation et le marketing;
• Aptitudes pour le service à la clientèle;
• Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications;
• Bilinguisme.

Attitudes et qualités personnelles :

• Habiletés pour la communication écrite et verbale;
• Leadership et capacité de prise de décisions;
• Tolérance au stress
• Travail d’équipe;
• Bonne humeur, respect et engagement.

Pour postuler, veuillez faire parvenir votre candidature à : cv@skivsc.com

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire. Groupe Val Saint-Côme souscrit au principe d'équité en matière d'emploi.